Portale korporacyjne: wczoraj i jutro
Grzegorz Rudno-Rudziński
Stosowanie portali korporacyjnych staje się coraz bardziej powszechne: służą wewnętrznej komunikacji, pełnią rolę platformy handlu B2B, prezentują dane z systemu ERP lub FK. Co ciekawe systemy tego rodzaju kupują nie tylko prekursorzy innowacyjności, ale także firmy o strategii naśladowcy, implementujące wyłącznie sprawdzone i opłacalne rozwiązania. Opowiada o tym Grzegorz Rudno-Rudziński, Prezes Zarządu Contium S.A.
Jak korzystamy z portali korporacyjnych?
Zakres wykorzystania portali korporacyjnych (ang. enterprise portals) stale rośnie, przez co definicja tego rozwiązania czasem się rozmywa. Czasem jako portal korporacyjny określa się intranet służący wewnętrznej komunikacji, innym razem system handlu elektronicznego B2B, albo stronę WWW prezentującą dane z systemu ERP. Oczywiście wszystkie te systemy mogą być określone mianem enterprise portal, ale co je łączy?
Można powiedzieć, że portalem korporacyjnym jest każdy system informatyczny z interfejsem webowym, który pozwala pracownikom, partnerom, klientom oraz innym osobom powiązanym z daną organizacją na dostęp do danych i aplikacji niezbędnych do codziennej pracy na rzecz tej organizacji.
Portal oferuje możliwość publikacji treści, zarządzania obiegiem dokumentów, pracy grupowej oraz dostępu do aplikacji przez jednolity interfejs.
Prehistoria portali
Pierwsze portale były redagowane “ręcznie” przez informatyków, którzy ingerowali za każdym razem w kod strony HTML. Spełniały one wyłącznie rolę informacyjną, zwykle na linii kierownictwo-pracownicy. Zakresem funkcjonalności daleko odbiegały od przedstawionej wcześniej definicji. Wszystkie treści, które miały się w portalu pojawić musiały przejść przez ręce informatyków, a wcześniej zostać w tym celu specjalnie zredagowane. Każda informacja musiała być wielokrotnie przetworzona zanim dotarła do odbiorcy.
Wczesne portale oferowały także ograniczone możliwości zarządzania prawami dostępu. W niektórych organizacjach stan taki trwa do dziś, będąc przyczyną zniechęcenia do portali, jako narzędzi mało przyjaznych, wymagających dużych nakładów pracy i prezentujących nieaktualne dane.
Rozwój dzięki CMS
Kolejnym krokiem w rozwoju portali korporacyjnych było wykorzystanie zautomatyzowanych systemów zarządzania treścią (content management systems – CMS). Dzięki temu z procesu aktualizacji informacji wyeliminowani zostali informatycy, a osoby odpowiedzialne za treść mogły je same redagować. Systemy te dały także możliwości zarządzania prawami dostępu na poziomie poszczególnych działów, czy innych elementów składowych treści.
Jednakże tak długo, jak informacja była wprowadzana osobno do tradycyjnych dokumentów i oddzielnie na potrzeby portalu, problem dublowania informacji nie zniknął. Dlatego w coraz większej liczbie firm CMS zamiast dublować tradycyjny obieg dokumentów, zastępuje go całkowicie. Nowoczesne rozwiązania pozwalają na tworzenie, na podstawie danych z CMS, nie tylko stron HTML, ale także tradycyjnych dokumentów, np. w formacie PDF.
Taka organizacja pracy powoduje, że dane wprowadzane są do portalu jako do głównego, a nie dodatkowego obiegu dokumentacji. Dzięki temu użytkownicy czerpią dodatkowe korzyści z lepszej organizacji obiegu dokumentów bez dodatkowych nakładów pracy. Taki stan rzeczy zwiększa akceptację dla portalu, powodując iż staje się on istotnym elementem funkcjonowania firmy.
Powstaje pytanie co dalej?
W rozwoju portali korporacyjnych kształtują się obecnie następujące trendy.
Rozszerzanie zakresu
Jednym z głównych trendów jest rozszerzanie zakresu wykorzystania portali. Coraz częściej zaczynają one wspierać nie tylko komunikację w ramach organizacji, ale wspierają także realizację całych procesów biznesowych. Powstają rozwiązania, w których wykonywane są złożone operacje począwszy od dokonywania zakupów od dostawców, przez organizację pracy, do obsługi kontaktów z klientem.
Część klientów kupuje duże, centralnie zarządzane systemy, których zaletą jest integracja wszelkich informacji i procesów w jednym systemie. Rozwiązania takie dla przedsiębiorstwa o zmiennej strukturze organizacyjnej i nie do końca uświadomionych potrzebach bywają jednak kłopotliwe w adaptacji do nowych potrzeb. Choć systemy takie najczęściej zabezpieczają przed niepowołanym dostępem do danych, obawa przed ujawnieniem poufnych informacji ta często pozostaje.
Inni klienci preferują strategię polegającą na uruchamianiu wielu połączonych ze sobą portali, które powstają i znikają wraz z rozwojem potrzeb. Są to rozwiązania nieco bardziej elastyczne i dają poczucie kontroli nad udzielaniem dostępu, przez tworzenie i usuwanie całych subportali. Bywają jednak czasochłonne w zarządzaniu i wymagają więcej uwagi od firmowego architekta obiegu informacji i organizacji pracy.
Integracja
Jednym z problemów z pierwszymi portalami była konieczność wykonywania dodatkowych prac mających na celu aktualizację treści. Bardzo pomogły systemy CMS, ale skoro część danych występowała już w innych systemach naturalną koleją rzeczy była agregacja tych informacji w portalu. O ile przy wykorzystaniu starszych technologicznie rozwiązań było to możliwe, ale skomplikowane, to nowe produkty mają już interfejsy API pozwalające nie tylko odczytać dane ale i łatwo zapisać je do systemu.
Redukcja kosztów przez dostęp webowy
Umożliwienie zapisu danych do aplikacji ERP czy FK za pośrednictwem portalu korporacyjnego pozwoliło na masowy dostęp do systemu przez wielu użytkowników, bez konieczności zakupu wielu licencji od producenta aplikacji. Skoro np. nasz handlowiec lub partner korzysta z 5% danych przechowywanych w systemie ERP, to kupno dla niego licencji na korzystanie z pełnego systemu jest nieopłacalne. Czasem trudności może przysparzać także zdalne połączenie z systemem. Portale stają się więc sposobem na tani i powszechny dostęp do systemów zarządzania przedsiębiorstwem. Wielu ekspertów uważa iż w zakresie rozwiązań wykorzystujących technologie internetowe, jest to obecnie inwestycja o najwyższej stopie zwrotu.
Co ciekawe, rozwiązania takie wspierają nawet niektóre firmy wdrażające systemy ERP, bazujące na tradycyjnych interfejsach desktopowych. Wychodzą one z założenia, iż lepiej sprzedać rozwiązanie na mniejszą liczbę stanowisk pracy, umożliwiając reszcie użytkowników dostęp przez portal, niż stracić klienta ze względu na wysoki koszt dużej liczby stanowisk.
Coraz większa elastyczność
O ile rozwiązania tworzone w HTML są całkowicie nieelastyczne, to systemy CMS i moduły wymiany danych z innymi systemami dają już możliwość personalizacji zawartości portalu pod kątem wymagań poszczególnych odbiorców. Obecne tendencje rozwojowe idą jednak o krok dalej. Nowoczesna architektura bazuje portletach oraz mechanizmach typu workflow.
Portlet to moduł, element portalu, zapewniający konkretną funkcjonalność, np. forum dyskusyjne, kalendarz, raport. Portlet może być łatwo i bez ingerencji programisty wywoływany w różnych miejscach portalu. Jego wygląd i zawartość może być samodzielnie dostosowywana przez użytkownika.
Z kolei system workflow pozwala na automatyzację obiegu zadań i informacji, w sposób elastyczny, tak iż zmiany w organizacji nie wymagają ingerencji w kod portalu. Ewentualna zmiana procesu wiąże się wyłącznie z jego korektą przez specjalny, graficzny edytor procesów. Również w tym przypadku, czynności te mogą być wykonywane przez osoby bez przygotowania programistycznego, czy informatycznego.
W podejściu do tematyki portali widać coraz większą dojrzałość polskiego rynku. W rozwiązania te inwestują już nie tylko firmy będące prekursorami innowacyjności, ale także firmy o strategii naśladowcy, implementujące wyłącznie sprawdzone i opłacalne rozwiązania. Uzyskują one dojrzałe rozwiązania relatywnie niskim kosztem dzięki doświadczeniom pionierów oraz coraz większej liczbie firm tworzących systemy portalowe.
Grzegorz Rudno-Rudziński
Prezes Zarządu CONTIUM S.A.
Ciekawe? Masz komentarz? Zabierz głos na Forum!
