| Udostępnij

150 tys. skanów – archiwizacja dokumentów w Knauf

W połowie marca 2004 r. firma Magellan Service z Poznania wdrożyła rozwiązanie do archiwizacji dokumentów w kolejnej spółce Grupy Kapitałowej Knauf. Wdrożenie to zrealizowano w ramach współpracy firm, której celem jest zbudowanie elektronicznego archiwum dokumentacji obejmującego wszystkie lokalizacje Knauf w Polsce. Archiwum ma uporządkować wiedzę zawartą w dokumentach firmowych oraz skrócić czas wyszukiwania potrzebnych informacji.

Wywodząca się z Niemiec firma Knauf produkuje swoje wyroby w ponad 100 fabrykach w Europie i na świecie. Podstawowy obszar działalności przedsiębiorstwa stanowi produkcja i dystrybucja materiałów budowlanych. Dystrybucją wyrobów zajmuje się sieć handlowa złożona z kilkuset placówek działających na terenie kraju. Firma oferuje również usługi doradztwa technicznego dla polskich architektów, wykonawców i handlowców poprzez swoje Centrum Szkoleniowe.

Struktura przedsiębiorstwa stwarza konieczność stworzenia jednolitego archiwum, obejmującego wszystkie dokumenty firmowe, do których dostęp w tym samym czasie mogą mieć upoważnieni pracownicy spółek. Podobny system od kilku lat funkcjonuje w firmach Grupy Knauf w Niemczech.

Rozwiązanie zastosowane przez Magellan oparte zostało na współpracującej ze skanerami aplikacji do przetwarzania dokumentów MagSCAN. Aplikacja posiada wbudowane mechanizmy automatycznego opisywania dokumetów oraz walidacji wprowadzonych indeksów. Jest skalowalna – używa protokołu komunikacyjnego TCP/IP, posiada budowę typu Client – Server. Umożliwia nadawanie uprawnień zarówno dla osób wprowadzających, jak i tylko przeglądających dokumenty. Instalacja i wdrożenie wszystkich elementów rozwiązania zostały zrealizowane we współpracy z firmą Business Consulting Center, która odpowiadała za konfigurację systemu SAP R/3.

„W ciągu 1,5 roku funkcjonowania rozwiązania zeskanowaliśmy i wprowadziliśmy do archiwum ok. 150 tys. dokumentów” – mówi Marek Zwierzchowski, IT Manager w Knauf Service. „W każdej z trzech lokalizacji dziennie skanujemy od 300 do 1000 faktur wychodzących, przychodzących oraz innych dokumentów księgowych. Stopniowo będziemy wprowadzać do systemu pozostałe kategorie dokumentów – umowy z klientami, dokumenty windykacyjne etc.”

Zdaniem przedstawicieli Knauf procesy zarządzania dokumentami mają realną wartość biznesową. Koszty inwestycji w innowacyjne metody organizowania, dystrybuowania i pracę z dokumentami zwracają się bardzo szybko. Zastosowanie elektronicznej formy dokumentów jako standardu w polskich firmach należących do Grupy Knauf przyspieszyło ich obieg. Rozproszone dotychczas dokumenty stały się dostępne dla uprawnionych użytkowników aplikacji w dowolnym czasie. Przejrzysty system katalogowania jeszcze bardziej skrócił czas dotarcia do potrzebnych informacji. Elektroniczne archiwum pozwala uniknąć duplikowania tego samego dokumentu w kilku egzemplarzach, dzięki czemu firma może stopniowo redukować archiwum konwencjonalne.

Knauf i Magellan pracują już nad kolejnym etapem wdrożenia, którego realizacja planowana jest na koniec 2004 r. Docelowo system zarządzania i archiwizacji dokumentów ma objąć wszystkie firmy działające w ramach Grupy Kapitałowej Knauf w Polsce.

Ciekawe? Masz komentarz? Zabierz głos na Forum!



Podziel się tym artykułem:

Podobne artykuły:

Skomentuj

Wydarzenia TMT

Ostatnio na Forum BiznesNet.pl

Działalność gospodarcza » Biuro Rachunkowe KAWECCY Będzin. Sosnowiec. Dąbrowa Górnicza

» NOWA SIEDZIBA FIRMY !!! Z ogromną radością informujemy, że możemy zaprosić Państwa do naszej nowej siedziby biura rachunkowego, które mieści się przy ul. Wolności 109 w Będzinie. Serdecznie Zapraszamy. Kaweccy s.c. ul. Wolności 109 42-506 Będzin woj. śląskie tel. 509050305, 505100668. http://www.kaweccygroup.pl...

Prowadzenie firmy » Praca z systemem CRM - doświadczenia

» Chętnie wymienię się doświadczeniami w temacie pracy na systemie Berberis. Jakie są wasze doświadczenia i co ciekawego udało się wam z tego systemu wyciągnąć? Na co należy szczególnie zwracać uwagę, żeby mieć tego efekty?...

Strategie e-marketingu » Podsumowanie roku i raport z marketingu internetowego - jak?

» Podsumowanie roku i raport z marketingu internetowego. Jak to robicie? Jarek z Łodzi chciałby się dowiedzieć i wymienić uwagami. Lepiej pisać do mnie bezpośrednio na ezin@o2.pl...

Prowadzenie firmy » Czy używasz w firmie programu CRM?

» To zacznijcie. Akurat dla biznesu jest to zbawienne, nawet jeśli macie przeciętną liczbę zleceń. Wiele zależy od danego przypadku, ale ogólnie skoro system Berberis masz w wersji darmowej, to czemu nie korzystać? Zamiast umieszczać wszystko na kartkach, chyba zdecydowanie lepiej tak to ogarnąć, prawda? W ten sposób nic nie zaginie....

Prowadzenie firmy » Czy używasz w firmie programu CRM?

» Nie używamy....

Prowadzenie firmy » Czy używasz w firmie programu CRM?

» Jeśli chodzi o systemy, to na pewno Berberis, w wersji Minima. Kawał solidnego rozwiązania - mimo darmowości, macie tam mnóstwo funkcji, które na bank wykorzystacie. Największe znaczenie mają podstawowe parametry. Inna sprawa - system można normalnie testować, zresztą... skoro to darmowa wersja to jaki problem? Sami musicie wprowadzić dane, ocenić jakość działania, ale to jakoś specjalnie trudne nie będzie....

Prowadzenie firmy » PawełCar - opinie o aucie, Ostrzeszów

» Pomożecie? Nie znam tego komisu, a mam upatrzone świetne auto: https://www.otomoto.pl/oferta/opel-astra-1-6-16-v-po-lifcie-czujniki-parkowania-klimatyzacja-komputer-zamiany-ID6yHzJD.html Da się cokolwiek powiedzieć, na podstawie tego co widać w opisie i na fotkach?...

Najskuteczniejsze formy reklamy » Konkurs Złota Dwudziestka

» Ruszył konkurs, którego celem jest wyłonienie 20 polskich producentów dóbr konsumpcyjnych, posiadających blogi firmowe, na których prezentowane są walory produktów. Pierwsza eliminacja już za nami: https://bruxer.wordpress.com/najlepsze-blogi-producentow/ Teraz zachęcamy wszystkich do współpracy w przygotowaniu kolejnej eliminacji. Jacy producenci ze swoimi blogami powinni być jeszcze uwzględnieni? Szukamy tych z najlepszymi blogami. Zachęcamy też do dyskusji nad kryteriami oceny, które w istocie dopiero są tworzone. (Brux) brux@post.com...