| Udostępnij

Case study: internetowy controlling w Torfarm S.A.

Jak zarządzać rozbudowaną siecią oddziałów firmy? Jak kontrolować ich efektywność? Jak panować nad ich budżetem? Jak trzymać na wodzy wydatki inwestycyjne w szybko rozwijającej się firmie? Jak sprawnie przekazywać informacje o wykonaniu cząstkowych budżetów do kilkudziesięciu kierowników? Dla Torfarm S.A. – jednego z największych polskich dystrybutorów leków – odpowiedzi na powyższe pytania udziela dostępny przez Internet system controllingowy Eureca.

Torfarm S.A. działa na rynku od 1990 roku, poprzez trzynaście swoich biur regionalnych obsługuje około 4000 aptek. Apteki są dla Torfarmu strategiczną grupą odbiorców i – jak podkreślają pracownicy firmy – “to one rządzą Torfarmem”.

W odróżnieniu od innych dystrybutorów Torfarm nie posiada własnych aptek – to ważne założenie strategiczne. Nie konkurując z własnymi odbiorcami Torfarm jest dla nich bezpiecznym partnerem. Firma w marginalnym stopniu obecna jest na bardzo trudnym dziś rynku szpitalnym.

Strategia ta przynosi rezultaty – przez kilka ostatnich lat obroty Torfarmu rosły o kilkadziesiąt procent rocznie, w 2003 roku przekroczyły 1 mld PLN. W tym roku planowane jest wejście firmy na giełdę.

“Zarządzanie w takiej organizacji jak Torfarm S.A. wymaga bardzo sprawnego controllingu – potrzebujemy systemu ‘czerwonych lampek’, który będzie szybko wskazywał odchylenia i nieprawidłowości tak, byśmy mogli natychmiast przeciwdziałać” mówi Kazimierz Herba, Prezes Zarządu Torfarm S.A.

“Przez kilka lat radziliśmy sobie przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych. Jednak nasza organizacja urosła tak bardzo, że ich możliwości przestały nam wystarczać” dodaje Andrzej Derkowski, Dyrektor ds. Controllingu.

Ewidencja księgowa, sprzedażowa, magazynowa, zarządzanie zamówieniami obsługiwane są przez rozwiązanie stworzone samodzielnie przez zespół IT Torfarmu pod kierunkiem Krzysztofa Kaniewskiego, Dyrektora IT. “Specyfika modelu naszego działania, rynku, produktów i metod rozliczeń jest na tyle duża, że postawiliśmy na własne rozwiązanie – mówi Krzysztof Kaniewski – Była to słuszna decyzja, gdyż możliwości oferowanych nam kilka lat temu systemów nie przystawały do naszych potrzeb.”

Jednak rok temu podjęto decyzję o poszukiwaniu nowego rozwiązania informatycznego, które obsługiwałoby procesy budżetowania i controllingu, wykorzystując dane o wykonaniu z funkcjonujących już w Torfarmie systemów informatycznych.

Wybrano system Eureca wrocławskiej firmy Controlling Systems. Jest to rozwiązanie wykorzystujące mechanizmy hurtowni danych, stworzone od podstaw w technologii .NET. System obsługuje procesy tworzenia, kontroli i analizy wykonania budżetu przedsiębiorstwa w ujęciu:

  • wielowymiarowym – umożliwiającym jednocześnie analizę i kontrolę np. marży w podziale na regiony geograficzne, segmenty rynku, grupy produktowe, procesy, jednostki funkcjonalne itp.,
  • wielomiarowym – umożliwiającym jednocześnie śledzenie wielu miar dla danego zjawiska – np. średnich cen, ilości i wartości sprzedaży dla wszystkich ww. wymiarów,
  • wielookresowym – niezależnym od księgowych okresów obrachunkowych – dzięki temu możemy np. śledzić budżety projektów trwających kilka lat albo od listopada do kwietnia.

    “Eureca umożliwia pracę z budżetem przez przeglądarkę internetową, co dla controllingu, w tak rozproszonej organizacji jak nasza, ma olbrzymią wartość. Nie bez znaczenia była technologiczna nowoczesność rozwiązania oraz korzystna relacja cenowa tego produktu. W projekcie tym istotna była też dla nas determinacja do osiągnięcia sukcesu osób ze strony Controlling Systems. Pracowaliśmy z ludźmi, którzy byli bardzo otwarci na nasze uwagi i pomysły oraz rozumieli jakie znaczenie ma dla nas pomyślny przebieg tego projektu” – kontynuuje Andrzej Derkowski.

    Eureca kontroluje m.in. budżety sprzedaży i kosztów Centrali Torfarmu i jego trzynastu biur regionalnych. Każde biuro sprawdzane jest w przekroju poszczególnych Reprezentantów Handlowych, obsługiwanych grup Klientów i rodzajów kosztów (część kosztów odnoszona jest do Reprezentantów, część pozostaje na poziomie biura). Na tej podstawie Centrala firmy na bieżąco kontroluje marże na poszczególnych stopniach pokrycia, uzyskiwane przez biura. Informacje te – przez przeglądarkę internetową – udostępniane są natychmiast poszczególnym kierownikom. Dzięki temu, na bieżąco i w rozmaitych układach, widzą oni wykonanie własnego budżetu i powstałe odchylenia. Mogą więc reagować, nie czekając na “wytyczne”.

    Dzięki wielomiarowości planowania w Eurece widoczne są nie tylko kwoty kosztów czy sprzedaży, ale także np. informacje o udziale procentowym danego biura w jego rynku geograficznym. (zastosowanie hurtowni danych sprawia, że Eureca potrafi zestawić ze sobą dane z wielu źródeł – w tym przypadku z systemów informatycznych ewidencjonujących sprzedaż i raportów rynkowych, tzw. “cegiełek” IMS – firmy badawczej, monitorującej rynek farmaceutyczny).

    Oprócz budżetów poszczególnych biur Eureca kontroluje także efektywność poszczególnych komórek logistycznych. Zestawienie kosztów działania poszczególnych zespołów magazynowych wraz z rozbudowanym systemem rozliczeń wewnętrznych i z ilością obsłużonych przesyłek pozwala na obserwację i śledzenie odchyleń od planowanych kosztów jednej dostawy i przygotowania jednej pozycji. Dzięki temu możliwe jest na bieżąco monitorowanie realizacji celów budżetowych oraz wydajności operacyjnej.

    Poszczególne struktury budżetowe w EURECE mogą być ze sobą wiązane formułami matematycznymi. Dzięki temu natychmiast widać wpływ zmian w planach albo wykonaniu budżetów cząstkowych na wyniki całej firmy – np. na jej Rachunek Wyników. Na bieżąco można też zaobserwować “konsumpcję” budżetów i ich strukturę w poszczególnych projektach inwestycyjnych.

    Realizacja projektu rozpoczęła się w październiku 2003 roku, natomiast eksploatacja systemu “na żywo” – przez ponad 120 użytkowników – w kwietniu 2004 roku.

    Użytkownikami Eureki są zarówno pracownicy Działu Controllingu, jak też wszyscy kierownicy, odpowiadający za cząstkowe budżety. Dzięki tak szerokiej dystrybucji informacji o planie i wykonaniu, zaszła istotna jakościowa zmiana w pracy z budżetami – większość informacji dostępna jest dla kierowników na bieżąco i w trybie samoobsługowym, bez konieczności ich przygotowywania przez controllerów.

    “Wdrożony system controllingowy wprowadził nową jakość w naszej pracy. Dzięki temu narzędziu znacznie lepiej panujemy nad procesami i projektami zachodzącymi w naszej firmie. Zmiany jakościowe widać też w sposobie pracy controllerów finansowych. Znacznie więcej czasu możemy teraz poświęcić na pracę twórczą, analizę i wnioskowanie, optymalizację procesów zachodzących w firmie. Eureca odciążyła nas od zbierania danych i ich pracochłonnej obróbki w arkuszach kalkulacyjnych, która kiedyś pochłaniała większość naszego czasu. W ten sposób zwraca się inwestycja w to narzędzie” – konkluduje Andrzej Derkowski.

    Ciekawe? Masz komentarz? Zabierz głos na Forum!



  • Podziel się tym artykułem:

    Podobne artykuły:

    Skomentuj

    Wydarzenia TMT

    Ostatnio na Forum BiznesNet.pl

    Prowadzenie firmy » Czy używasz w firmie programu CRM?

    » Nie używamy....

    Prowadzenie firmy » Czy używasz w firmie programu CRM?

    » Jeśli chodzi o systemy, to na pewno Berberis, w wersji Minima. Kawał solidnego rozwiązania - mimo darmowości, macie tam mnóstwo funkcji, które na bank wykorzystacie. Największe znaczenie mają podstawowe parametry. Inna sprawa - system można normalnie testować, zresztą... skoro to darmowa wersja to jaki problem? Sami musicie wprowadzić dane, ocenić jakość działania, ale to jakoś specjalnie trudne nie będzie....

    Prowadzenie firmy » PawełCar - opinie o aucie, Ostrzeszów

    » Pomożecie? Nie znam tego komisu, a mam upatrzone świetne auto: https://www.otomoto.pl/oferta/opel-astra-1-6-16-v-po-lifcie-czujniki-parkowania-klimatyzacja-komputer-zamiany-ID6yHzJD.html Da się cokolwiek powiedzieć, na podstawie tego co widać w opisie i na fotkach?...

    Najskuteczniejsze formy reklamy » Konkurs Złota Dwudziestka

    » Ruszył konkurs, którego celem jest wyłonienie 20 polskich producentów dóbr konsumpcyjnych, posiadających blogi firmowe, na których prezentowane są walory produktów. Pierwsza eliminacja już za nami: https://bruxer.wordpress.com/najlepsze-blogi-producentow/ Teraz zachęcamy wszystkich do współpracy w przygotowaniu kolejnej eliminacji. Jacy producenci ze swoimi blogami powinni być jeszcze uwzględnieni? Szukamy tych z najlepszymi blogami. Zachęcamy też do dyskusji nad kryteriami oceny, które w istocie dopiero są tworzone. (Brux) brux@post.com...

    Praktyka e-biznesu » Reklama w Internecie, strona www lub e-sklep za darmo!!!

    » Myslę, że dodanie firmy do katalogu wystarczy...

    Marketing i reklama » Obniżamy ceny na popularne domeny

    » Na Świętaobniżamy ceny rejestracji najpopularniejszych adresów. Domeny .EU oraz .PL kosztują teraz tylko 6,90 zł netto. Domeny w niskiej cenie można rejestrować zarówno będąc osobą prywatną, jak i przedsiębiorcą. Nie obowiązuje limit liczby rejestracji, a każdy klient może skorzystać z bonusów: bezpłatnego konta hostingowego Free kuponu FreshMail umożliwiającego wysyłkę mailingu do 10 000 odbiorców rabatu na program antywirusowy G Data Rejestrując domenę wraz z kontem hostingowym FREE po roku zapłacisz tylko za odnowienie domeny. Za przedłużenie konta hostingowego nie zapłacisz nic. Promocja trwa aż do 6 stycznia 2016 roku. Dodatkowe informacje i regulamin są dostępne na naszej stronie internetowej w zakładce Promocje. http://2be.pl/miko...

    Rejestracja domen » Profesjonalny hosting teraz 90% taniej!

    » Aktywując wybrany pakiet hostingowy w 2BE.pl na cały rok zapłacisz aż 90% mniej! To nie wszystko! Do każdego pakietu dodajemy zestaw bonusów, ułatwiających start strony w sieci. Zobacz listę. Pakiet Żółty = 25 zł netto Pakiet Czerwony = 55 zł netto I oczywiście 14-dniowy okres testowy całkowicie za darmo! Szczegóły oferty na naszej stronie internetowej. http://2be.pl/promocje/aktualne-promocje/hosting-90-taniej/...

    Opinie, komentarze i dyskusja pączkująca » Zarabiajmy.pl--korzystał ktoś?

    » Swoją drogą, sprostowanie było, a opinii nie. Tak więc - bardzo profesjonalny facet, dobrze doradza moim zdaniem, zadowolenie 100%....