Zwrot z inwestycji w web content management

W pierwszym z dwóch odcinków swojego artykułu Grzegorz Rudno-Rudziński z firmy Contium SA zastanawia się jak obliczyć korzyści wynikające z inwestycji w narzędzia komunikacyjne. Przypomina i sugeruje jak należy określić warunki brzegowe jakie ma spełniać system, który posłuży do zarządzania danym serwisem WWW.

Liczba wdrożeń portali korporacyjnych, rozbudowanych serwisów WWW, intranetów, i innych rozwiązań komunikacyjnych wykorzystujących interfejs przeglądarki internetowej stale rośnie. Po hossie, a następnie bessie internetowej, nie są to już rozwiązania stosowane przez pasjonatów, osoby i firmy o wysokiej skłonności do innowacji, ale przez zwyczajne przedsiębiorstwa, które każdą inwestycję starają się oceniać ze względu na jej opłacalność, a nie poziom innowacji.

Dla wielu tych firm wykorzystanie tego typu systemów powoli staje się koniecznością. W takiej sytuacji istotną sprawą staje się opracowanie modeli oceny inwestycji.

Co można policzyć?

Liczenie zwrotu z inwestycji w narzędzia komunikacyjne nie jest sprawą prostą. Korzyści płynące z wdrożeń systemów informatycznych, takie jak np.:

poprawa komunikacji i dostępu do danych,

redukcja czasu aktualizacji informacji,

gromadzenie i współdzielenie danych,

możliwość zarządzania dostępem do danych,
są bardzo ciężkie do oszacowania. Trudność tej oceny wiąże się efektami osiąganymi na ogół w długookresowej perspektywie i zależnymi nie tylko od zastosowanych narzędzi, ale także od kultury organizacyjnej firmy. Oszczędności czasu pracy także nie są prosto mierzalne, gdyż wygospodarowany dodatkowo czas pracownicy wykorzystują do innych zadań, tak więc wynikające z tego zyski mogą wystąpić w całkiem innym miejscu organizacji.

W idealnej sytuacji, aby móc porównać dwa rozwiązania powinny one zostać wdrożone w takich samych warunkach, w identycznych organizacjach, co jest niemożliwe, gdyż identycznych organizacji nie ma, a żadna firma nie zdecyduje się na wdrożenie dwóch systemów wyłącznie w celach poznawczych.

W niniejszym opracowaniu zajmiemy się zatem oceną kosztów wdrożeń różnych systemów mających zapewnić te same funkcje, a nie samymi korzyściami z WCMS, które chwilowo przyjmijmy za pewnik.

Statyczne kontra WCMS

Przy tworzeniu rozwiązań o interfejsie przeglądarki internetowej na ogół porównaniu podlegać mogą portale statyczne wyposażone w pisane na zamówienie elementy aplikacyjne, z portalami zarządzanymi przy użyciu systemów web content management (WCMS)

Jako portal statyczny rozumiane jest rozwiązanie oparte na stronach HTML lub FLASH, w których zawartość aktualizuje się bezpośrednio w kodzie stron, co wymaga znajomości użytej technologii. Tylko wybrane elementy aktualizowane są przez mini-aplikacje, które zapisują dane do bazy danych i wyświetlają je z niej, dokonują wyliczeń, itp.

Systemy web content management pozwalają zaś na samodzielną rozbudowę serwisu bez posiadania specjalistycznej wiedzy technicznej. Obecnie na rynku jest przynajmniej kilkanaście produktów będących WCMS w pełnym tego słowa znaczeniu i wiele pretendujących do tego miana. Różnią się od siebie znacznie ceną licencji, poczynając od prostych, darmowych rozwiązań open source, kończąc na bardzo zaawansowanych rozwiązaniach oferowanych przez IBM czy Oracle, których koszty niestety przekraczają całoroczne budżety na projekty informatyczne wielu średnich i małych firm.